Mã HS là gì? Cách tra mã và vì sao nên chốt mã trước khi chốt giá

Báo giá đẹp, hàng mẫu ưng, hợp đồng ký xong. Tới khi hàng về cảng, tiền thuế cao hơn hẳn dự tính vì món hàng bị xếp vào một mã khác với mã bên bán “gợi ý”. Chuyện này gặp nhiều hơn người ta nghĩ, và gốc rễ thường là một câu hỏi bị bỏ qua lúc đàm phán: mã HS là gì, và mặt hàng của mình thật sự thuộc mã nào.

Mã HS là gì, nói cho dễ hiểu

Trả lời ngắn gọn câu hỏi mã HS là gì: đó là mã số phân loại hàng hóa mà hải quan các nước dùng chung. HS viết tắt của Harmonized System, tức Hệ thống hài hòa mô tả và mã hóa hàng hóa, do Tổ chức Hải quan Thế giới (WCO) xây dựng và quản lý. Nhờ vậy, một chiếc bình giữ nhiệt khai ở Thượng Hải hay ở Hải Phòng đều được hiểu giống nhau ở cấp 6 số.

Hai số đầu là chương, bốn số là nhóm, sáu số là phân nhóm. Trên tờ khai ở Việt Nam, mã có 8 số, theo Danh mục thuế quan hài hòa ASEAN (AHTN), tức thêm hai số để chia nhỏ hơn. Danh mục HS được sửa đổi định kỳ vài năm một lần, bản đang áp dụng là HS 2022 và WCO đã thông qua bản HS 2028 có hiệu lực từ ngày 1/1/2028, nên mã quen dùng lâu năm vẫn có thể bị tách hoặc gộp.

Vì sao phải biết mã HS là gì trước khi nhập hàng

Mã này kéo theo gần như mọi thứ của một lô hàng.

Thuế suất. Thuế nhập khẩu, và với một số mặt hàng là cả thuế tiêu thụ đặc biệt hay thuế bảo vệ môi trường, đều tra theo mã. Chính sách mặt hàng. Hàng cấm nhập, hàng cần giấy phép thường được các bộ, ngành liệt kê kèm mã HS. Kiểm tra chuyên ngành. Thực phẩm, thiết bị điện, đồ chơi trẻ em có phải kiểm tra trước khi thông quan hay không, phần lớn dựa vào mã.

Ưu đãi theo CO. Thuế suất ưu đãi của từng hiệp định thương mại tự do gắn với từng dòng mã. Mã sai thì có khi CO đúng mà vẫn không được hưởng ưu đãi, chuyện hay gặp với CO form E khi nhập hàng Trung Quốc.

Cùng một món hàng, hai mã khác nhau

Hiểu mã HS là gì về định nghĩa thì dễ, áp vào hàng thật mới khó. Mã phân loại theo bản chất hàng: làm bằng gì, dùng để làm gì, nguyên chiếc hay linh kiện.

Lấy ví dụ bình nước inox. Loại một lớp bình thường hay được xếp vào nhóm đồ gia dụng bằng sắt thép (nhóm 73.23). Nhưng bình giữ nhiệt hai lớp hút chân không lại có nhóm riêng là 96.17, dành cho phích và bình chân không, và thuế suất hai nhóm không nhất thiết giống nhau. Tương tự, thảm lót sàn ô tô bằng cao su và loại bằng vải dệt nằm ở hai chương khác hẳn nhau, dù bày chung một kệ.

Ví dụ chỉ để minh họa cách nghĩ. Mã cho lô hàng cụ thể vẫn phải tra theo biểu thuế đang có hiệu lực, vì tỷ lệ chất liệu, cấu tạo, có pin hay không đều có thể làm đổi kết quả.

Tra mã thế nào cho đúng

Biết mã HS là gì rồi thì đừng gõ tên hàng lên mạng và chép mã đầu tiên tìm thấy. Người khai hải quan lâu năm thường đi qua ba lớp. Thứ nhất là biểu thuế và danh mục hàng hóa xuất nhập khẩu hiện hành: từ mô tả hàng, khoanh vùng chương, rồi nhóm, rồi phân nhóm. Cổng thông tin của Hải quan Việt Nam có mục tra cứu biểu thuế và văn bản liên quan. Thứ hai là chú giải: mỗi phần, mỗi chương có chú giải nói rõ cái gì được tính vào, cái gì bị loại ra.

Thứ ba là sáu quy tắc tổng quát giải thích việc phân loại, dùng cho những ca khó như hàng chưa hoàn chỉnh, hàng nhiều chất liệu, bộ hàng đóng gói bán lẻ. Song song đó, chuẩn bị sẵn thành phần, chất liệu, công dụng, nguyên lý hoạt động, ảnh chụp. Với hàng gia công theo mẫu riêng, nên xin bản mô tả kỹ thuật từ nhà máy ngay lúc duyệt mẫu.

Không chắc thì xin xác định trước mã số

Khi hàng mới, cấu tạo phức tạp, hoặc mỗi nguồn tra cứu cho ra một mã, doanh nghiệp có thể đề nghị cơ quan hải quan xác định trước mã số. Hồ sơ thường gồm đơn đề nghị, tài liệu kỹ thuật, có khi kèm mẫu hàng. Kết quả được dùng làm căn cứ khai báo trong một thời hạn nhất định, đỡ được tranh cãi lúc thông quan.

Thủ tục cần thời gian chờ, hợp với mặt hàng định nhập lâu dài hoặc lô giá trị lớn. Hồ sơ, thời hạn trả lời và nơi nộp có thể thay đổi, nhất là sau khi bộ máy hải quan được sắp xếp lại, nên kiểm tra quy định hiện hành trước khi làm.

Khai sai mã thì chuyện gì xảy ra

Nếu mã đúng có thuế suất cao hơn mã đã khai, doanh nghiệp bị truy thu phần thuế chênh lệch, kèm tiền chậm nộp, và có thể bị xử phạt hành chính tùy tính chất vi phạm. Trong lúc chờ phân tích, phân loại, hàng có thể bị giữ ở cảng, phát sinh phí lưu kho, lưu container. Nếu mã đúng lại thuộc diện cần giấy phép hay kiểm tra chuyên ngành mà lô hàng chưa có, chuyện còn rắc rối hơn tiền thuế nhiều.

Khai vào mã thuế cao hơn mức đúng thì doanh nghiệp tự chịu thiệt. Và vì hải quan có thể kiểm tra sau thông quan, mã khai hôm nay vẫn có thể bị xem lại về sau.

Chốt mã HS trước, rồi mới chốt giá

Nhiều người chỉ hỏi mã HS là gì khi hàng đã nằm ở cảng. Lúc đó đã muộn. Nên xác định mã trước khi chốt giá với nhà cung cấp nước ngoài, vì giá trên báo giá mới là một phần giá vốn. Hai nhà cung cấp chào giá chênh nhau chút ít, nhưng nếu sản phẩm khác chất liệu và rơi vào hai mã, giá về tới kho có thể đảo ngược. Cách tính giá theo điều kiện giao hàng có trong bài Incoterms.

Thêm một điều: tên hàng trên hợp đồng, hóa đơn, phiếu đóng gói và CO nên mô tả thống nhất. Danh sách giấy tờ có trong bài chứng từ nhập khẩu. Nếu còn phân vân giữa đi hàng chính thức và gom hàng qua bên khác, đọc thêm bài nhập khẩu chính ngạch.

Inmax Á Châu hỗ trợ ở khâu nào

Với đơn gia công ở nước ngoài, Inmax Á Châu cùng nhà máy chuẩn bị mô tả kỹ thuật và tài liệu sản phẩm ngay từ lúc làm mẫu, để việc rà mã HS diễn ra trước khi khách chốt đơn chứ không phải lúc hàng đã về. Nếu anh/chị chưa biết mặt hàng của mình mã HS là gì, cứ gửi thông tin cho chúng tôi để trao đổi cụ thể.