Nhập khẩu máy móc cho xưởng: máy cũ, mã HS, điện áp và hợp đồng nghiệm thu

“Máy ép bên Nhật đã qua sử dụng, giá chỉ bằng nửa máy mới, mua về có được không?” Đây là câu nhiều chủ xưởng hỏi khi lần đầu tính chuyện nhập khẩu máy móc. Câu trả lời là được, nếu máy đáp ứng điều kiện nhập khẩu, điện trong xưởng chạy được máy, và hợp đồng ghi đủ những thứ nằm ngoài cái máy. Bài này đi lần lượt từng việc, dành cho xưởng và nhà máy vừa và nhỏ đang mua máy từ Trung Quốc, Nhật, Hàn hay châu Âu.

Máy mới hay máy đã qua sử dụng

Nhập khẩu máy móc mới thì thủ tục gọn hơn, không ai hỏi máy bao nhiêu tuổi. Máy đã qua sử dụng thì khác. Nhiều năm nay việc này theo Quyết định 18/2019/QĐ-TTg (đã được sửa đổi, bổ sung), và năm 2026 Bộ Khoa học và Công nghệ có thêm văn bản hướng dẫn mới. Nguyên tắc chung khá ổn định: tuổi máy, tính từ năm sản xuất đến năm nhập khẩu, thường không quá 10 năm, một số nhóm thiết bị có ngưỡng riêng; máy phải được sản xuất phù hợp tiêu chuẩn, quy chuẩn về an toàn, tiết kiệm năng lượng và bảo vệ môi trường.

Để chứng minh, doanh nghiệp thường cần giấy xác nhận năm sản xuất của hãng hoặc chứng thư giám định của tổ chức giám định được chấp nhận. Máy quá tuổi chỉ nhập được trong một số trường hợp và phải xin ý kiến cơ quan quản lý, mất thêm thời gian. Quy định về nhập khẩu máy móc cũ thay đổi khá thường xuyên, nên trước khi đặt cọc, anh/chị kiểm tra lại văn bản hiện hành hoặc hỏi thẳng chi cục hải quan nơi dự kiến mở tờ khai.

Mã HS, thuế và kiểm tra chuyên ngành khi nhập khẩu máy móc

Máy móc phần lớn nằm ở chương 84 và 85 của biểu thuế, nhưng cùng là “máy” mà khác mã thì thuế và chính sách cũng khác. Một dây chuyền nhiều máy có khi khai chung, có khi phải tách từng máy, tùy cách hàng được giao và mô tả. Nên chốt mã trước khi chốt giá, cách làm có trong bài mã HS là gì.

Thuế gồm thuế nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng, mức cụ thể tra theo mã. Muốn hưởng thuế suất ưu đãi theo hiệp định thương mại với nước xuất khẩu thì cần giấy chứng nhận xuất xứ (CO) hợp lệ. Máy tạo tài sản cố định cho dự án thuộc diện ưu đãi đầu tư có thể được miễn thuế nhập khẩu, nhưng phải làm thủ tục với hải quan từ trước.

Về kiểm tra chuyên ngành, để ý hai nhóm: máy thuộc danh mục có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động như nồi hơi, bình chịu áp lực, cầu trục, xe nâng; và một số thiết bị điện thuộc diện quản lý chất lượng. Danh mục và mã đi kèm có thể thay đổi, nên tra trên trang Hải quan Việt Nam hoặc hỏi đơn vị khai báo trước khi nhập khẩu máy móc.

Điện trong xưởng có chạy được máy không

Lưới điện Việt Nam dùng 380V ba pha, 220V một pha, tần số 50Hz. Máy từ Trung Quốc và châu Âu phần lớn hợp sẵn. Máy Hàn Quốc hay Mỹ thường thiết kế cho 60Hz, còn máy cũ từ Nhật có thể là 200V, chạy 50Hz hoặc 60Hz tùy vùng. Động cơ 60Hz chạy ở lưới 50Hz sẽ quay chậm đi khoảng một phần sáu, bơm, quạt, băng tải đều lệch công suất. Điện áp lệch thì phải thêm biến áp, có khi cả biến tần.

Cách tránh khá đơn giản: ghi rõ trong hợp đồng điện áp, tần số, số pha của xưởng, yêu cầu hãng cấu hình theo đó, kể cả tủ điện và các thiết bị phụ. Hỏi thêm dòng khởi động, vì trạm biến áp của xưởng nhỏ có khi không gánh nổi một máy lớn mới về.

Hợp đồng nhập khẩu máy móc cần gì ngoài giá

Thông số kỹ thuật phải đủ để nghiệm thu: năng suất, độ chính xác, vật liệu gia công được, mức tiêu thụ điện, khí nén, nước. Đừng chỉ ghi tên model, vì cùng một model có nhiều cấu hình. Nghiệm thu hai lần. FAT là chạy thử tại nhà máy người bán trước khi đóng hàng, nên chạy bằng chính nguyên liệu hoặc sản phẩm mẫu của mình. SAT là chạy thử tại xưởng mình sau khi lắp đặt. Thanh toán nên chia theo các mốc này và giữ lại một phần tới khi SAT đạt.

Lắp đặt và đào tạo: ai cử kỹ thuật viên sang, ở bao nhiêu ngày, ai trả vé máy bay, khách sạn, đào tạo cho mấy người, tài liệu bằng tiếng gì. Bảo hành và phụ tùng: bảo hành bao lâu, tính từ ngày giao hay ngày nghiệm thu, bao lâu thì có người xử lý khi máy hỏng, phụ tùng hao mòn nào nên mua kèm luôn. Nếu mua cả dây chuyền kèm quy trình sản xuất, đọc thêm bài chuyển giao công nghệ khi mua dây chuyền.

Đóng gói, bảo hiểm và điều kiện giao hàng

Máy đi biển cần đóng thùng gỗ đã xử lý theo chuẩn kiểm dịch, bọc chống ẩm, có gói hút ẩm, đánh dấu điểm móc cẩu và trọng tâm. Máy lớn phải tháo rời thì yêu cầu đánh số chi tiết, chụp ảnh trước khi tháo. Điều kiện Incoterms quyết định ai lo vận chuyển, ai mua bảo hiểm và rủi ro chuyển sang người mua ở đâu. Mua FOB hay EXW thì bên mình nên tự mua bảo hiểm; mua CIF thì người bán mua nhưng thường chỉ ở mức tối thiểu, cần hỏi rõ phạm vi. Bài Incoterms 2020 giải thích kỹ từng điều kiện.

Một câu nên hỏi người bán trước khi ký

Nếu chỉ được hỏi một câu, hãy hỏi: “Ở Việt Nam đã có ai dùng máy này chưa, và khi hỏng thì ai sang sửa, mất mấy ngày?” Máy tốt mà không có người sửa thì cả xưởng đứng chờ. Câu trả lời cho anh/chị biết nhiều hơn tờ catalogue, nhất là khi nhập khẩu máy móc từ một hãng chưa có đại diện ở Việt Nam.

Inmax Á Châu hỗ trợ ở khâu nào

Inmax Á Châu làm việc với các nhà máy và nhà cung cấp thiết bị trong mạng lưới đối tác, hỗ trợ doanh nghiệp so sánh cấu hình, theo dõi chạy thử và chuẩn bị chứng từ khi nhập khẩu máy móc. Các nhóm máy có ở trang máy công nghiệp và dân dụng. Anh/chị có thể gửi thông số máy đang cần để trao đổi cụ thể.