Incoterms là gì? EXW, FOB, CIF, DAP, DDP và cách chọn khi nhập hàng

Trên báo giá của nhà cung cấp nước ngoài, sau con số thường có thêm ba chữ cái, kiểu "USD 3,20/chiếc, FOB Ningbo". Đó là điều kiện giao hàng theo Incoterms. Nhiều người lần đầu nhập hàng chỉ nhìn con số mà bỏ qua ba chữ phía sau, tới khi hàng về cảng mới biết còn phải trả thêm cước tàu, bảo hiểm, phí cảng. Bài này giải thích Incoterms theo góc nhìn của người nhập hàng gia công.

Incoterms là gì

Incoterms là bộ quy tắc về điều kiện giao hàng do Phòng Thương mại Quốc tế (ICC) ban hành. Mỗi điều kiện là một cụm ba chữ cái, cho biết hàng giao ở đâu, ai trả cước và bảo hiểm, ai làm thủ tục hải quan, rủi ro chuyển sang bên mua từ lúc nào. Phiên bản Incoterms 2020, có hiệu lực từ ngày 1/1/2020, vẫn là bản mới nhất và đang được dùng phổ biến. ICC đã bắt đầu soạn bản Incoterms 2030, dự kiến công bố cuối năm 2029; trước khi có bản mới, hợp đồng vẫn ghi theo bản 2020. Tài liệu chính thức có trên trang của ICC.

Có một điểm nhiều người hiểu nhầm: Incoterms không quy định giá, không quy định cách thanh toán và cũng không nói khi nào quyền sở hữu hàng chuyển sang bên mua. Những chuyện đó phải ghi riêng trong hợp đồng.

11 điều kiện Incoterms 2020 chia làm hai nhóm

Nhóm dùng cho mọi phương thức vận tải gồm bảy điều kiện: EXW, FCA, CPT, CIP, DAP, DPU, DDP. DPU là điều kiện mới của bản 2020, thay cho DAT trong bản 2010.

Nhóm chỉ dùng cho đường biển và đường thủy nội địa gồm bốn điều kiện: FAS, FOB, CFR, CIF. Các điều kiện này gắn với con tàu và cảng, nên đem ghi cho hàng đi máy bay là sai từ gốc. Hàng đi đường hàng không nên dùng FCA, CPT, CIP hoặc DAP.

Khi nhập hàng gia công, anh/chị sẽ gặp nhiều nhất năm điều kiện: EXW, FOB, CIF, DAP và DDP.

EXW, FOB, CIF, DAP, DDP: ai trả gì, rủi ro chuyển ở đâu

EXW (giao tại xưởng)

Bên bán chỉ cần để hàng sẵn sàng tại xưởng hoặc kho của họ. Từ lúc đó, gần như mọi chi phí và rủi ro thuộc về bên mua: bốc hàng lên xe, làm thủ tục xuất khẩu ở nước bán, cước quốc tế, bảo hiểm, thông quan nhập khẩu. Giá EXW nhìn rẻ nhất, nhưng bên mua phải có đơn vị giao nhận ở nước bán đủ sức lo khâu xuất khẩu.

FOB (giao lên tàu)

Bên bán lo đưa hàng từ xưởng ra cảng đi, làm thủ tục xuất khẩu và xếp hàng lên con tàu do bên mua chỉ định. Rủi ro chuyển sang bên mua khi hàng đã nằm trên tàu. Cước biển, bảo hiểm, phí tại cảng đến và thủ tục nhập khẩu do bên mua lo. FOB luôn đi kèm tên cảng đi, ví dụ "FOB Thượng Hải".

CIF (tiền hàng, bảo hiểm và cước)

Bên bán thuê tàu, trả cước biển tới cảng đến và mua bảo hiểm cho lô hàng. Chỗ hay bị hiểu sai: dù bên bán trả cước, rủi ro vẫn chuyển sang bên mua từ khi hàng lên tàu ở cảng đi, giống hệt FOB. Theo Incoterms 2020, bảo hiểm trong CIF chỉ ở mức tối thiểu, muốn mức bảo hiểm rộng hơn thì phải thỏa thuận thêm. CIF đi kèm tên cảng đến, ví dụ "CIF Hải Phòng".

DAP (giao tại nơi đến)

Bên bán chịu chi phí và rủi ro đưa hàng tới địa điểm đã thỏa thuận, có thể là kho của anh/chị, sẵn sàng để dỡ xuống. Bên mua lo dỡ hàng, làm thủ tục nhập khẩu và nộp thuế. DAP hay gặp với hàng chuyển phát nhanh hoặc lô nhỏ đi đường bộ.

DDP (giao hàng đã nộp thuế)

Bên bán lo gần như tất cả, kể cả thủ tục nhập khẩu và thuế tại Việt Nam. Nghe thì nhàn, nhưng cần hỏi kỹ ai đứng tên trên tờ khai nhập khẩu, và chứng từ có đủ để anh/chị hạch toán chi phí, kê khai thuế hay không. Có những gói "DDP về tận kho" giá rẻ mà chứng từ không đầy đủ.

Doanh nghiệp mới nhập hàng nên chọn điều kiện Incoterms nào

Nếu anh/chị đã có một công ty giao nhận quen ở Việt Nam, FOB thường là lựa chọn cân bằng: nhà cung cấp lo phần ở nước họ, cước tàu và phí cảng đến thì bên mình tự hỏi giá, so sánh. Nếu chưa có ai lo vận chuyển, CIF đỡ việc hơn, nhưng nên yêu cầu báo trước các khoản phí sẽ phát sinh tại cảng đến.

Với lô nhỏ, hàng mẫu hay hàng đi máy bay, DAP hoặc FCA hợp hơn FOB. Nên tránh EXW khi chưa có kinh nghiệm, và chỉ chọn DDP khi biết rõ chứng từ nhập khẩu đứng tên ai. Với hàng container giao cho hãng tàu tại bãi, ICC cũng khuyên cân nhắc FCA thay cho FOB, vì hàng đã rời tay bên bán từ trước lúc lên tàu khá lâu. Dù chọn gì, cứ quy về giá tại kho rồi mới so, xem thêm bài chi phí gia công OEM.

Những lỗi hay gặp khi ghi Incoterms trong hợp đồng

Ghi "FOB" mà không ghi cảng. FOB cảng nào? Nhà cung cấp ở sâu trong nội địa có thể giao ở một cảng khác với anh/chị nghĩ, hoặc tính thêm phí chở hàng ra cảng. Luôn ghi đủ ba thứ: điều kiện, địa điểm, phiên bản.

Tưởng CIF là đã gồm phí tại cảng đến. Các khoản như phí xếp dỡ tại cảng, phí lệnh giao hàng, phí vệ sinh container thường do bên mua trả, trừ khi đã nằm trong hợp đồng vận chuyển mà bên bán ký. Có lô giá CIF rất rẻ nhưng phí cảng đến bị đẩy lên cao, cộng lại còn đắt hơn mua FOB.

Không ghi phiên bản Incoterms. Bản 2010 và 2020 khác nhau ở vài chỗ: DAT không còn trong bản 2020, mức bảo hiểm tối thiểu của CIP cũng được nâng lên. Cách ghi an toàn là "FOB Thượng Hải, Incoterms 2020".

Điều kiện giao hàng còn phải khớp giữa hợp đồng, hóa đơn thương mại và vận đơn, lệch nhau là dễ vướng khi thông quan hoặc khi thanh toán qua ngân hàng. Danh sách giấy tờ cần có nằm trong bài chứng từ nhập khẩu, CO, CQ, cách ghi vào điều khoản thì xem bài hợp đồng gia công. Riêng thủ tục hải quan, nên kiểm tra quy định hiện hành trước mỗi lô.

Inmax Á Châu có thể giúp gì

Inmax Á Châu kết nối anh/chị với nhà máy phù hợp trong mạng lưới đối tác, theo dõi làm mẫu, sản xuất, kiểm hàng theo lô và hỗ trợ hồ sơ đi kèm. Nếu anh/chị đang cầm một báo giá FOB hay CIF mà chưa rõ tổng chi phí về tới kho, cứ gửi cho chúng tôi xem cùng.