Hợp đồng gia công: 8 điều khoản doanh nghiệp cần có trước khi ký

Hợp đồng gia công là văn bản bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp đặt hàng trong suốt quá trình sản xuất sản phẩm mang thương hiệu riêng. Một hợp đồng gia công chặt chẽ giúp tránh tranh chấp về chất lượng, tiến độ, sở hữu thiết kế và trách nhiệm khi hàng lỗi. Bài viết tổng hợp các điều khoản nên có, dành cho doanh nghiệp chuẩn bị ký đơn gia công OEM đầu tiên.

Bài viết mang tính tham khảo, không thay thế tư vấn pháp lý cho từng trường hợp cụ thể.

Hợp đồng gia công là gì?

Theo Luật Thương mại Việt Nam, gia công trong thương mại là hoạt động trong đó bên nhận gia công sử dụng một phần hoặc toàn bộ nguyên liệu, vật liệu của bên đặt gia công để thực hiện một hoặc nhiều công đoạn sản xuất theo yêu cầu, và nhận thù lao. Với mô hình OEM trọn gói, bên nhận gia công thường tự lo nguyên vật liệu; khi đó hợp đồng cần ghi rõ trách nhiệm về chất lượng vật liệu thuộc về ai.

Các điều khoản bắt buộc nên có trong hợp đồng gia công

1. Mô tả sản phẩm và mẫu chuẩn

Ghi rõ tên sản phẩm, thông số kỹ thuật, vật liệu, màu sắc, quy cách đóng gói và dẫn chiếu tới mẫu đã duyệt kèm biên bản. Mẫu đã duyệt là căn cứ nghiệm thu cho cả lô hàng.

2. Số lượng, giá và điều kiện thanh toán

Ghi sản lượng, đơn giá, giá đã gồm hay chưa gồm thuế, phí khuôn, phí vận chuyển. Thanh toán thường chia theo mốc: đặt cọc khi ký, thanh toán tiếp khi duyệt lô mẫu đầu tiên, phần còn lại trước hoặc sau khi giao hàng. Tỉ lệ từng mốc cần ghi cụ thể.

3. Tiến độ và phạt chậm giao

Mốc làm mẫu, mốc duyệt mẫu, ngày giao hàng và mức phạt hoặc bồi thường khi chậm. Nên ghi cả trường hợp chậm do bên đặt hàng duyệt mẫu trễ để công bằng cho hai bên.

4. Tiêu chuẩn chất lượng và nghiệm thu

Phương pháp lấy mẫu kiểm tra, tỉ lệ lỗi chấp nhận được, thời hạn thông báo lỗi sau khi nhận hàng và cách xử lý lô không đạt: làm lại, thay thế, giảm giá hay hoàn tiền.

5. Sở hữu trí tuệ và bảo mật

Đây là điều khoản doanh nghiệp hay bỏ sót nhất. Hợp đồng gia công cần ghi rõ: thiết kế, bản vẽ, công thức, khuôn mẫu phát triển cho đơn hàng thuộc về ai; bên nhận gia công không được sản xuất, chào bán sản phẩm tương tự mang nhãn hiệu của bên đặt hàng cho bên thứ ba; và nghĩa vụ bảo mật thông tin kéo dài cả sau khi hợp đồng kết thúc.

6. Hồ sơ pháp lý của sản phẩm

Ai chịu trách nhiệm làm hồ sơ công bố, kiểm nghiệm, chứng từ nhập khẩu và các hồ sơ này đứng tên ai. Với sản phẩm nhãn riêng, hồ sơ nên đứng tên doanh nghiệp đặt hàng để không phụ thuộc vào nhà sản xuất về sau.

7. Bảo hành và trách nhiệm sản phẩm

Thời hạn bảo hành, phạm vi bảo hành, trách nhiệm khi sản phẩm gây thiệt hại cho người dùng cuối và cách phối hợp xử lý khiếu nại.

8. Giải quyết tranh chấp

Ưu tiên thương lượng trong một thời hạn nhất định, sau đó đưa ra trọng tài thương mại hoặc tòa án có thẩm quyền; ghi rõ luật áp dụng nếu một bên là doanh nghiệp nước ngoài.

Kinh nghiệm trước khi ký hợp đồng gia công

• Không ký hợp đồng sản xuất hàng loạt khi chưa có mẫu thật được duyệt bằng biên bản.
• Ký thỏa thuận bảo mật ngay từ khi gửi bản vẽ, trước cả hợp đồng gia công.
• Đính kèm bảng thông số, ảnh mẫu, file thiết kế bao bì làm phụ lục hợp đồng.
• Thỏa thuận trước giá cho các lô đặt lại để tránh tăng giá đột ngột.

Làm việc cùng Inmax Á Châu

Inmax Á Châu ký thỏa thuận bảo mật trước khi nhận mẫu, không ký hợp đồng sản xuất khi chưa duyệt mẫu thật, và bàn giao hồ sơ pháp lý đứng tên thương hiệu của doanh nghiệp cùng lô hàng đầu tiên. Tìm hiểu thêm về quy trình gia công OEM, chính sách bảo hành, đổi trả, hoặc liên hệ để nhận mẫu hợp đồng và phương án cho đơn hàng của anh/chị.