Quy trình gia công OEM: 7 bước từ ý tưởng đến lô hàng đầu tiên

Quy trình gia công OEM là chuỗi các bước đưa một ý tưởng sản phẩm thành lô hàng mang thương hiệu của doanh nghiệp, mà doanh nghiệp không phải tự đầu tư nhà xưởng. Hiểu rõ từng bước giúp anh/chị biết cần chuẩn bị gì, mất bao lâu và ở đâu có thể rút ngắn thời gian. Bài viết dưới đây đi qua bảy bước mà Inmax Á Châu đang áp dụng cho các đơn hàng đa ngành.

Quy trình gia công OEM gồm những bước nào?

Một quy trình gia công OEM đầy đủ thường gồm bảy bước nối tiếp nhau. Mỗi bước có đầu ra rõ ràng, bước sau chỉ bắt đầu khi bước trước đã được hai bên xác nhận. Cách làm này giúp doanh nghiệp không phải cam kết tiền lớn khi chưa thấy sản phẩm thật.

1. Tiếp nhận ý tưởng: doanh nghiệp mô tả sản phẩm, sản lượng dự kiến và thị trường mục tiêu.
2. Khảo sát khả thi: đánh giá kỹ thuật, vật tư, quy chuẩn áp dụng và trả lời làm được hay không.
3. Chọn xưởng: ghép đơn hàng với nhà máy phù hợp trong mạng lưới đối tác, kèm phương án dự phòng.
4. Thiết kế và làm mẫu: dựng mẫu mang logo, màu sắc, bao bì của doanh nghiệp.
5. Duyệt mẫu và chốt hợp đồng: chỉnh sửa tới khi đạt rồi mới ký sản xuất hàng loạt.
6. Sản xuất và kiểm soát chất lượng: chạy đơn, lấy mẫu kiểm theo lô, báo tiến độ định kỳ.
7. Giao hàng và bàn giao hồ sơ: giao hàng kèm phiếu kiểm, chứng từ và hồ sơ công bố.

Bước 1 và 2: từ ý tưởng tới câu trả lời khả thi

Ở bước đầu tiên, doanh nghiệp chưa cần bản vẽ kỹ thuật. Một bản mô tả tốt chỉ cần trả lời được: sản phẩm dùng để làm gì, ai là người mua, giá bán dự kiến bao nhiêu, cần bao nhiêu sản phẩm cho lô đầu tiên và có những điểm nào bắt buộc phải khác đối thủ. Nếu đã có mẫu thật của sản phẩm tương tự trên thị trường, hãy gửi kèm, việc đánh giá sẽ nhanh hơn nhiều.

Bước khảo sát khả thi là nơi tiết kiệm nhiều thời gian nhất cho cả hai bên. Đội ngũ kỹ thuật xem xét vật liệu, công nghệ, quy chuẩn và hồ sơ pháp lý cần có, rồi trả lời rõ ràng: làm được, làm được nếu điều chỉnh một số điểm, hoặc không nên làm. Sản lượng tối thiểu, mức giá tham khảo và thời gian dự kiến cũng được đưa ra ở bước này.

Bước 3 và 4: chọn đúng xưởng và làm mẫu

Cùng một sản phẩm nhưng mỗi xưởng có thế mạnh khác nhau về công suất, độ chính xác và giá thành. Việc chọn xưởng dựa trên yêu cầu kỹ thuật, sản lượng và ngân sách của doanh nghiệp, đồng thời luôn có phương án dự phòng để không bị động khi một xưởng quá tải.

Mẫu được làm kèm đầy đủ nhận diện thương hiệu: logo, màu sắc, bao bì, tem nhãn và tài liệu hướng dẫn sử dụng. Với sản phẩm phát triển từ ý tưởng (ODM), thường cần thêm một đến hai vòng chỉnh mẫu, nên tính dư thời gian ở bước này.

Bước 5: duyệt mẫu là mốc quan trọng nhất

Mẫu được doanh nghiệp duyệt bằng biên bản sẽ trở thành chuẩn đối chiếu cho toàn bộ lô hàng. Vì vậy người duyệt nên là người có quyền quyết định, kiểm tra kỹ kích thước, màu sắc, vật liệu, độ hoàn thiện và cả trải nghiệm sử dụng thực tế. Chỉ khi mẫu đạt, hai bên mới ký hợp đồng sản xuất hàng loạt.

Bước 6 và 7: sản xuất, kiểm hàng và bàn giao

Trong quá trình sản xuất, hàng được lấy mẫu kiểm tra theo lô tại xưởng và tại kho. Doanh nghiệp nhận báo cáo tiến độ định kỳ, kèm hình ảnh khi cần. Lô hàng không đạt so với mẫu đã duyệt được xử lý theo chính sách bảo hành đã thỏa thuận.

Khi giao hàng, doanh nghiệp nhận đủ phiếu kiểm chất lượng, chứng từ nhập khẩu (nếu có) và hồ sơ công bố sản phẩm đứng tên thương hiệu của mình. Đây là điểm cần lưu ý khi chọn đối tác: hồ sơ pháp lý của sản phẩm phải thuộc về doanh nghiệp đặt hàng.

Một quy trình gia công OEM mất bao lâu?

Với sản phẩm đã có mẫu hoặc bản mô tả rõ ràng, một quy trình gia công OEM thường mất khoảng hai đến ba tháng từ lúc tiếp nhận tới khi giao lô đầu tiên. Sản phẩm phát triển từ ý tưởng thường lâu hơn, khoảng ba đến bốn tháng. Thời gian thực tế phụ thuộc vào ngành hàng, sản lượng và số vòng chỉnh mẫu, và sẽ được xác nhận sau bước khảo sát.

Thời gian từng chặng tùy sản phẩm và được thống nhất khi trao đổi đơn hàng cụ thể. Nếu chưa rõ nên đi theo OEM hay ODM, anh/chị tìm hiểu sự khác nhau giữa hai mô hình trong bài gia công OEM và ODM.

Bắt đầu như thế nào?

Chỉ cần gửi bản mô tả sản phẩm và sản lượng dự kiến qua trang liên hệ, đội ngũ Inmax Á Châu sẽ gọi lại để làm rõ yêu cầu và gửi phương án xưởng kèm lộ trình dự kiến. Danh sách các nhóm sản phẩm đang nhận đặt hàng có tại trang ngành hàng.