Chứng từ nhập khẩu hàng gia công: CO, CQ và bộ hồ sơ cần chuẩn bị

Chứng từ nhập khẩu đầy đủ là điều kiện để lô hàng gia công ở nước ngoài thông quan nhanh, được khấu trừ thuế và bán hợp pháp tại Việt Nam. Với doanh nghiệp đặt gia công OEM, thiếu một chứng từ nhập khẩu có thể khiến hàng nằm ở cảng nhiều ngày, phát sinh phí lưu kho hoặc không được hưởng ưu đãi thuế. Bài viết giải thích bộ chứng từ cơ bản và những lưu ý khi làm việc với nhà sản xuất.

Bộ chứng từ nhập khẩu cơ bản gồm những gì?

• Hợp đồng mua bán (Sales Contract): căn cứ pháp lý của giao dịch, ghi hàng hóa, số lượng, giá, điều kiện giao hàng và thanh toán.
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): thể hiện giá trị lô hàng, là căn cứ tính thuế.
• Phiếu đóng gói (Packing List): số kiện, trọng lượng, kích thước, cách đóng gói từng kiện.
• Vận đơn (Bill of Lading hoặc Airway Bill): chứng từ của hãng vận chuyển, dùng để nhận hàng.
• Tờ khai hải quan: khai báo điện tử khi hàng về cảng.
• Giấy chứng nhận xuất xứ (CO): chứng minh nơi sản xuất, giúp hưởng thuế ưu đãi theo các hiệp định thương mại.
• Giấy chứng nhận chất lượng (CQ): xác nhận hàng đạt tiêu chuẩn chất lượng công bố.

Tùy mặt hàng, chứng từ nhập khẩu còn có thể cần thêm giấy phép nhập khẩu, kết quả kiểm tra chuyên ngành (an toàn thực phẩm, thiết bị điện, trang thiết bị y tế, mỹ phẩm…) hoặc hồ sơ công bố hợp quy.

CO và CQ: hai chứng từ nhập khẩu hay bị hỏi nhất

CO – chứng nhận xuất xứ

CO cho biết hàng được sản xuất tại quốc gia nào. Nếu quốc gia đó có hiệp định thương mại với Việt Nam và hàng đáp ứng quy tắc xuất xứ, doanh nghiệp có thể được giảm hoặc miễn thuế nhập khẩu khi nộp CO đúng mẫu. CO cần khớp thông tin với hóa đơn và vận đơn; sai lệch nhỏ về tên hàng, mã HS hay số lượng cũng có thể khiến CO không được chấp nhận.

CQ – chứng nhận chất lượng

CQ do nhà sản xuất hoặc tổ chức đánh giá phát hành, xác nhận lô hàng phù hợp tiêu chuẩn đã công bố. CQ giúp quá trình kiểm tra chuyên ngành thuận lợi hơn và là cam kết chất lượng của nhà sản xuất với doanh nghiệp đặt hàng.

Lưu ý khi làm chứng từ nhập khẩu cho hàng gia công OEM

1. Xác định mã HS từ sớm: mã HS quyết định thuế suất và các yêu cầu kiểm tra chuyên ngành; nên xác định ngay từ bước khảo sát sản phẩm.
2. Thống nhất tên hàng trên mọi chứng từ: hợp đồng, hóa đơn, phiếu đóng gói, CO phải dùng cùng một cách mô tả.
3. Kiểm tra quy định nhãn hàng hóa: hàng nhập khẩu cần nhãn phụ tiếng Việt với đủ thông tin bắt buộc; nên in sẵn từ nhà máy để tiết kiệm thời gian dán nhãn.
4. Chứng từ đứng tên ai: với sản phẩm nhãn riêng, nên để doanh nghiệp đặt hàng đứng tên nhập khẩu và đứng tên hồ sơ công bố, để chủ động khi đổi nhà cung cấp.
5. Lưu trữ chứng từ: giữ bộ chứng từ nhập khẩu của từng lô để phục vụ kiểm tra sau thông quan và giải quyết bảo hành.

Thông tin về thủ tục và biểu thuế cập nhật có thể tra cứu tại cổng thông tin của Cục Hải quan (Bộ Tài chính). Từ ngày 1/3/2025, Tổng cục Hải quan đã được tổ chức lại thành Cục Hải quan, các Cục Hải quan tỉnh, thành phố cũ chuyển thành 20 Chi cục Hải quan khu vực, nên khi tra địa chỉ nơi làm thủ tục cần xem theo tên đơn vị mới.

Inmax Á Châu hỗ trợ chứng từ nhập khẩu thế nào?

Với đơn gia công sản xuất tại nước ngoài, Inmax Á Châu phối hợp với nhà máy chuẩn bị bộ chứng từ nhập khẩu, CO, CQ và hồ sơ công bố, bàn giao đầy đủ cùng lô hàng đầu tiên, đứng tên thương hiệu của doanh nghiệp. Xem thêm quy trình gia công OEM, bài hợp đồng gia công, hoặc gửi yêu cầu để được tư vấn cho mặt hàng cụ thể.