Sourcing là gì? Các bước tìm và đánh giá nhà cung cấp cho doanh nghiệp

“Bên em tự lên mạng tìm xưởng cũng được mà, sao phải thuê người làm sourcing?” Câu này chúng tôi nghe khá thường xuyên, và nó có lý. Tìm ra tên một nhà máy thì dễ. Cái khó là biết nơi đó có làm được đúng thứ mình cần, đúng giá, đúng hạn hay không. Muốn trả lời cho đủ câu hỏi sourcing là gì thì phải nói về phần khó đó.

Sourcing là gì?

Sourcing là việc tìm kiếm, đánh giá và chọn nguồn cung cho một sản phẩm: nhà máy sản xuất, nhà cung cấp nguyên liệu, bao bì, linh kiện. Với doanh nghiệp Việt đang làm hàng nhãn riêng, sourcing là đi tìm xưởng gia công phù hợp. Với doanh nghiệp nhập hàng về bán, sourcing là tìm nhà cung cấp trong và ngoài nước, so sánh, rồi giữ mối với nơi đáng tin.

Hiểu sourcing là gì theo nghĩa hẹp thì là “đi tìm nguồn hàng”. Người làm nghề sẽ nói nó dài hơn thế: từ lúc viết ra yêu cầu sản phẩm cho tới khi lô hàng đầu tiên đạt chất lượng và về tới kho. Tìm ra nhà cung cấp chỉ là khúc giữa.

Tự làm hay thuê đơn vị sourcing

Biết sourcing là gì rồi thì câu hỏi tiếp theo là ai làm. Tự sourcing hợp với doanh nghiệp có người rảnh tay, hiểu sản phẩm, đi lại được và chịu được vài lần thử sai. Lợi thế là anh/chị nắm trực tiếp mọi mối quan hệ, không mất phí cho bên thứ ba. Đổi lại là thời gian: chỉ riêng việc gọi điện, xin mẫu, đi xem năm sáu nhà máy đã có thể chiếm vài tuần của một người.

Thuê đơn vị sourcing hợp khi sản phẩm thuộc ngành mình chưa quen, khi nhà máy ở xa hoặc ở nước ngoài, hoặc khi đội ngũ đang bận bán hàng. Đơn vị tốt có sẵn danh sách nhà máy đã từng làm việc, biết chỗ nào mạnh món gì, và có người đi kiểm hàng. Điều cần hỏi kỹ là họ được trả tiền từ ai, để biết họ đang đứng về phía mình hay phía nhà máy.

Tám bước của một lần sourcing

Xác định yêu cầu. Viết rõ sản phẩm cần gì: chất liệu, kích thước, tiêu chuẩn, số lượng, giá mục tiêu, thời gian cần hàng. Bước này làm hời hợt thì mọi bước sau đều lệch.

Lập danh sách nhà cung cấp. Nguồn có thể là hội chợ chuyên ngành, hiệp hội, sàn thương mại B2B, người quen trong nghề giới thiệu. Lúc này nên mở rộng, khoảng mười đến hai mươi cái tên.

Sàng lọc. Loại những nơi không đúng ngành, không đủ công suất, thiếu giấy tờ cần thiết, trả lời chậm hoặc trả lời kiểu chung chung. Còn lại ba đến năm nơi là vừa.

Xin báo giá theo cùng một mẫu yêu cầu. Đây là chỗ nhiều người bỏ qua. Gửi mỗi nơi một kiểu mô tả thì nhận về mỗi nơi một kiểu báo giá, không so được với nhau. Hãy dùng một bảng yêu cầu thống nhất và đề nghị tách riêng nguyên liệu, nhân công, bao bì, khuôn, vận chuyển. Danh sách các khoản để đối chiếu có trong bài chi phí gia công OEM.

Đánh giá nhà máy. Xem giấy tờ, đến tận xưởng hoặc nhờ gọi video đi một vòng, hỏi họ đang làm cho ai, công suất còn trống bao nhiêu. Những điểm cụ thể nên xem có trong bài cách chọn xưởng gia công uy tín.

Làm mẫu. Đặt mẫu ở hai nơi tốt nhất để so trực tiếp. Mẫu duyệt xong thì ký tên, mỗi bên giữ một cái làm mẫu chuẩn.

Đàm phán. Không chỉ có giá. Còn số lượng tối thiểu, tiến độ, điều kiện thanh toán, cách xử lý hàng lỗi, quyền với khuôn và thiết kế.

Theo dõi sản xuất. Hỏi tiến độ theo từng mốc, kiểm giữa chuyền nếu lô lớn, kiểm trước khi giao theo cách lấy mẫu trong bài AQL là gì. Nhiều người hỏi sourcing là gì rồi nghĩ việc đã xong ở bước ký hợp đồng. Thật ra lô hàng đầu tiên mới là bài kiểm tra thật.

Ba lỗi khiến doanh nghiệp mất tiền

Chỉ nhìn giá. Báo giá thấp nhất thường thấp vì một lý do nào đó: nguyên liệu mỏng hơn, bao bì kém hơn, chưa tính vận chuyển hoặc thuế. Chênh vài phần trăm có thể do nhà máy làm hiệu quả hơn. Chênh cả chục phần trăm trở lên thì nên hỏi cho ra lẽ trước khi mừng.

Gặp trung gian mà tưởng là nhà máy. Không ít công ty thương mại tự giới thiệu là “xưởng”, ảnh trên trang web là ảnh xưởng của người khác. Trung gian không có gì xấu, nhưng anh/chị cần biết mình làm việc với ai, vì giá, tiến độ và trách nhiệm khi có lỗi đều khác. Với nhà cung cấp trong nước, tra mã số thuế trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, xem ngành nghề, địa chỉ, rồi xin ghé xưởng mà không hẹn trước quá lâu.

Không kiểm hàng. Mẫu đẹp không có nghĩa cả lô đẹp. Không kiểm trước khi giao thì tới lúc phát hiện lỗi, hàng đã về kho, tiền đã trả đủ, sức mặc cả gần như không còn.

Chi phí sourcing thường được tính ra sao

Không có một biểu giá chung, nhưng hay gặp vài kiểu. Có nơi thu phí theo dự án hoặc theo từng phần việc như tìm nhà cung cấp, đánh giá nhà máy, kiểm hàng. Có nơi tính theo phần trăm giá trị đơn hàng. Có nơi không thu phí trực tiếp từ bên mua mà lấy phần chênh trong giá hàng hoặc nhận hoa hồng từ nhà máy.

Kiểu nào cũng có thể ổn, miễn là minh bạch. Điều đáng ngại nhất là không rõ người tư vấn cho mình được ai trả tiền. Khi hỏi sourcing là gì và tốn bao nhiêu, hỏi luôn câu đó, rồi đề nghị ghi phạm vi công việc và cách tính phí thành văn bản.

Trước khi gọi cho nhà cung cấp đầu tiên

Lời khuyên thực tế nhất: đừng gọi cho ai khi chưa có một trang yêu cầu sản phẩm viết rõ ràng. Nửa tiếng ngồi viết trang đó tiết kiệm được cả tuần nhắn qua nhắn lại, và giúp anh/chị so được báo giá với nhau. Người mới hỏi sourcing là gì và bắt đầu từ đâu, chúng tôi gần như lúc nào cũng chỉ vào trang giấy này.

Inmax Á Châu làm phần việc nào

Về bản chất, Inmax Á Châu làm đúng phần việc sourcing cho doanh nghiệp làm hàng nhãn riêng: nhận yêu cầu, đề xuất nhà máy phù hợp trong mạng lưới đối tác, theo dõi làm mẫu, sản xuất và kiểm hàng theo lô. Anh/chị vẫn là người quyết định chọn nơi nào. Nếu cần một bên làm thay phần tìm và theo dõi, cứ gửi trang yêu cầu sản phẩm cho chúng tôi.