Đánh giá nhà máy trước khi ký gia công: xem gì, hỏi gì, chấm điểm ra sao

Hình dung một buổi đến xưởng quen thuộc: anh/chị được mời trà, xem phòng trưng bày toàn hàng đẹp, đi một vòng chuyền chính rồi ra về. Ấn tượng tốt, nhưng chưa kiểm được gì. Đánh giá nhà máy (factory audit) khác ở chỗ người đi có danh mục sẵn, xem đúng những chỗ chủ xưởng không định dẫn tới, chấm điểm và ghi lại thành biên bản. Bài này đi vào chính buổi làm việc đó, trước khi anh/chị đặt bút ký đơn gia công.

Ba kiểu đánh giá nhà máy hay gặp

Năng lực sản xuất: xưởng có đủ máy, đủ người, đủ mặt bằng để làm đúng sản phẩm của mình với số lượng mình cần hay không.

Hệ thống chất lượng: nhà máy kiểm nguyên liệu đầu vào, kiểm giữa chuyền, kiểm thành phẩm ra sao, có ghi chép và truy lại được từng lô không. Nhiều nơi lấy khung ISO 9001 làm chuẩn, nhưng có chứng nhận chưa chắc đã làm đúng trên sàn xưởng.

Trách nhiệm xã hội: lao động, giờ làm, tiền lương, an toàn, phòng cháy, xử lý chất thải. Ai bán vào chuỗi bán lẻ lớn hoặc xuất đi châu Âu, Mỹ thường bị yêu cầu phần này theo các bộ tiêu chí như SA8000 hay amfori BSCI. Bán trong nước ít ai đòi, nhưng xưởng khóa cửa thoát hiểm hay bắt tăng ca liên miên cũng là rủi ro giao hàng.

Tự đi hay thuê công ty giám định

Tự đi hợp khi xưởng ở gần, sản phẩm mình hiểu rõ và đơn chưa lớn. Anh/chị thấy tận mắt, gặp được người sẽ làm hàng, nhưng dễ bị cuốn theo không khí tiếp khách và không biết nhìn vào đâu khi gặp ngành lạ.

Các công ty giám định có sẵn bộ câu hỏi, người đánh giá quen nghề và mẫu báo cáo chấm điểm, thường tính phí theo ngày công. Thuê họ hợp khi nhà máy ở xa, ở nước ngoài, hoặc khi khách của anh/chị đòi báo cáo độc lập. Dù thuê ai, vẫn cần một người bên mình đọc kỹ kết quả đánh giá nhà máy.

Chuẩn bị trước khi đến xưởng

Gửi trước bảng hỏi ngắn: số máy theo loại, số công nhân, sản phẩm chính, khách cùng ngành, chứng nhận đang có. Phần pháp nhân, mã số thuế đã có trong bài cách chọn xưởng gia công uy tín, nên làm xong bước đó trước. Mang theo mẫu hoặc bản vẽ, hẹn vào ngày xưởng đang chạy hàng, và báo trước rằng buổi đánh giá nhà máy cần vào cả kho, khu kiểm phẩm chứ không chỉ chuyền chính.

Danh mục cần xem tận nơi khi đánh giá nhà máy

Máy đang chạy hay nằm im. Đếm máy có điện, có người đứng, có bán thành phẩm bên cạnh. Máy phủ bụi, không cắm điện thì không tính vào công suất, dù bảng hỏi có ghi.

Kho nguyên liệu. Có dán nhãn, ghi ngày nhập, tách hàng chờ kiểm với hàng đã đạt không. Bao hàng để sát nền ẩm, lẫn mã là dấu hiệu sớm của lỗi lô.

Khu kiểm phẩm. Có bàn, đèn, dụng cụ đo, mẫu chuẩn để ngay đó không. Hàng lỗi có khu riêng, có đánh dấu không.

Hồ sơ lô cũ. Xin xem phiếu kiểm của vài lô gần nhất, tự mình chọn. Phiếu ghi số thật, có chữ ký, có cả lô bị loại thì đáng tin hơn chồng phiếu nào cũng “đạt” sạch sẽ.

Phòng mẫu. Ai làm mẫu, mất bao lâu, mẫu đã duyệt được cất ở đâu. Mẫu khách trước nằm lăn lóc trên kệ thì mẫu của mình rồi cũng vậy.

Công nhân. Đồ bảo hộ, lối thoát hiểm, nhà vệ sinh, cách họ xử lý khi gặp hàng lỗi. Hỏi nhanh một hai người xem họ làm ở đây bao lâu.

Chứng nhận. Tên pháp nhân và địa chỉ trên giấy phải trùng nhà máy đang đứng, phạm vi có bao gồm loại sản phẩm của mình, ngày hết hạn chưa qua. Chứng nhận của công ty mẹ ở tỉnh khác không áp cho xưởng này.

Nên hỏi gì, và lúc nào nên lo

Câu hỏi có ích thường rất cụ thể. Lô hàng bị trả gần nhất lỗi gì, xử lý ra sao? Công đoạn nào xưởng gửi ra ngoài làm? Ai ký cho hàng xuất kho? Người trả lời ngay, dám kể cả lỗi của mình, thường làm ăn thật.

Đáng lo là khi số máy, số người thực tế lệch xa bảng hỏi, khi không được vào kho hay khu kiểm phẩm “vì đang dọn”, khi hồ sơ lô cũ không tìm ra, hoặc khi xưởng trước mắt nhỏ hơn hẳn đơn anh/chị định đặt. Trường hợp cuối hay gặp ở nơi nhận đơn rồi giao lại cho xưởng khác làm.

Đánh giá nhà máy từ xa qua video

Không đi được thì gọi video, vẫn hơn xem ảnh gửi qua tin nhắn. Gọi trong giờ làm, báo trước ít thời gian. Đề nghị quay liền một mạch từ cổng vào, không cắt. Tự chỉ chỗ muốn xem, chẳng hạn bảng tên một máy cụ thể, kệ nguyên liệu góc trong cùng, sổ kiểm của chính hôm đó. Nhớ ghi màn hình. Cách này không thay được một lần đến tận nơi, nên đánh dấu mục chưa xem được để kiểm sau.

Chấm điểm, lưu biên bản và việc sau khi ký

Chia danh mục thành vài nhóm, mỗi mục chấm thang 1 đến 5 hoặc chỉ đạt, không đạt; nhóm quan trọng với sản phẩm của mình thì nhân hệ số cao hơn. Thêm vài mục “loại ngay” như lao động trẻ em, cửa thoát hiểm bị khóa, giấy tờ giả. Gặp một mục như vậy thì điểm tổng cao mấy cũng không ký.

Biên bản ghi ngày, người đi, người tiếp, ảnh từng khu, điểm từng mục và danh sách việc nhà máy cần khắc phục kèm hạn. Có biên bản thì so được các xưởng với nhau, và lần đánh giá nhà máy sau, khi đổi sản phẩm hoặc sau một năm, có cái để đối chiếu.

Các việc cần khắc phục nên đưa vào hợp đồng gia công, còn từng lô hàng thì kiểm theo cách lấy mẫu trong bài AQL là gì. Buổi đánh giá cho biết nhà máy có khả năng làm đúng, kiểm lô mới cho biết họ có làm đúng thật hay không. Một lời khuyên: nếu chỉ có một buổi sáng ở xưởng, dành nửa thời gian cho kho và khu kiểm phẩm, hai nơi ít khi được dẫn tới.

Muốn xem Inmax Á Châu làm mẫu và kiểm hàng ra sao

Inmax Á Châu là tập đoàn đa ngành, các mảng của tập đoàn tự sản xuất và nhận gia công nhãn riêng, khách làm việc trực tiếp với Inmax. Trước khi đặt hàng, anh/chị có thể yêu cầu trao đổi về quy trình làm mẫu và cách kiểm hàng của đúng ngành mình quan tâm, rồi chấm điểm theo bảng của anh/chị. Cứ gửi mô tả sản phẩm và những mục anh/chị muốn xem cho chúng tôi.