Gia công thực phẩm: hồ sơ, giấy phép và các bước để có sản phẩm mang tên mình

Gia công thực phẩm đang là cách nhiều cửa hàng đặc sản, quán cà phê hay người bán online chọn để có sản phẩm đóng gói mang tên mình: hạt rang, trà túi lọc, bánh, nước chấm, đồ khô. Làm thì không quá khó, nhưng thực phẩm là ngành bị kiểm tra kỹ, thiếu một tờ giấy là hàng không lên kệ được. Bài này đi qua các việc cần làm theo đúng thứ tự, để anh/chị biết mình đang ở bước nào.

Gia công thực phẩm khác gì tự sản xuất?

Tự sản xuất thì anh/chị phải có cơ sở, máy móc, nhân sự và giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm. Thuê gia công thì phần đó nhà máy lo. Việc của anh/chị là chọn sản phẩm, duyệt công thức, làm hồ sơ công bố, làm nhãn và bán hàng. Đổi lại, anh/chị phụ thuộc vào nhà máy về tiến độ lẫn chất lượng, nên chọn đúng nơi ngay từ đầu rất quan trọng.

Câu đầu tiên nên hỏi nhà máy: giấy chứng nhận đủ điều kiện an toàn thực phẩm (hoặc chứng nhận HACCP, ISO 22000 còn hiệu lực) của họ có bao gồm đúng nhóm sản phẩm anh/chị định làm không. Cơ sở chuyên bánh kẹo chưa chắc đã làm được đồ uống. Nhà máy có thêm các chứng nhận như ISO 22000 hay FSSC 22000 sẽ có lợi nếu sau này anh/chị muốn đưa hàng vào siêu thị hoặc xuất khẩu.

Tự công bố hay đăng ký bản công bố?

Phần hồ sơ là chỗ người mới làm gia công thực phẩm hay nhầm nhất. Theo Nghị định 15/2018/NĐ-CP, phần lớn thực phẩm đóng gói sẵn thông thường như bánh, trà, cà phê, gia vị, đồ khô thuộc diện tự công bố sản phẩm: doanh nghiệp tự lập hồ sơ, kèm phiếu kết quả kiểm nghiệm còn hạn, nộp cho cơ quan quản lý và công khai thông tin, sau đó được bán. Thời gian khá nhanh, chủ yếu là chờ kết quả kiểm nghiệm.

Một số nhóm phải đăng ký bản công bố và chờ cơ quan có thẩm quyền cấp giấy tiếp nhận, tiêu biểu là thực phẩm bảo vệ sức khỏe (hay gọi là thực phẩm chức năng), thực phẩm dinh dưỡng y học và thực phẩm cho trẻ đến 36 tháng tuổi. Nhóm này lâu hơn và hồ sơ chặt hơn, nên khi lên kế hoạch ra mắt phải tính dư thời gian. Đầu năm 2026 có Nghị định 46/2026/NĐ-CP thay Nghị định 15, nhưng từ tháng 4/2026 nghị định này bị tạm ngưng hiệu lực để chờ Luật An toàn thực phẩm sửa đổi, nên hiện vẫn làm theo Nghị định 15/2018. Quy định còn có thể thay đổi, vì vậy trước khi nộp nên kiểm tra lại văn bản hiện hành.

Hồ sơ công bố có thể đứng tên công ty của anh/chị với vai trò đơn vị chịu trách nhiệm về sản phẩm. Như vậy, sau này có đổi nhà máy thì thương hiệu và hồ sơ vẫn nằm trong tay mình.

Nhãn sản phẩm: nhỏ nhưng hay bị làm lại

Nhãn thực phẩm phải có đủ nội dung bắt buộc theo quy định về nhãn hàng hóa: tên sản phẩm, thành phần, khối lượng, ngày sản xuất, hạn sử dụng, hướng dẫn sử dụng và bảo quản, thành phần dinh dưỡng, cảnh báo nếu có, tên và địa chỉ đơn vị chịu trách nhiệm, xuất xứ. Với hàng gia công, nên thống nhất với nhà máy cách ghi tên đơn vị chịu trách nhiệm và đơn vị sản xuất cho đúng quy định.

Lỗi hay gặp nhất là in nhãn trước khi công bố xong, rồi phải in lại vì thành phần hoặc tên gọi không khớp hồ sơ. Thứ tự an toàn là: chốt công thức, kiểm nghiệm, công bố, rồi mới in nhãn số lượng lớn.

Hạn sử dụng không phải đoán

Hạn sử dụng in trên bao bì cần có căn cứ, thường dựa vào kinh nghiệm của nhà máy với công thức tương tự và kết quả theo dõi độ ổn định của sản phẩm. Với sản phẩm mới, nhất là đồ ít chất bảo quản, đừng ép nhà máy ghi hạn thật dài cho dễ bán. Hàng hỏng trước hạn thì người mang tiếng là thương hiệu của anh/chị.

Bao bì cũng ảnh hưởng tới hạn dùng. Túi giấy kraft trông mộc và đẹp nhưng chống ẩm kém hơn túi màng ghép có lớp nhôm. Với hạt, cà phê, đồ sấy, nên hỏi nhà máy về túi có van một chiều, hút chân không hay nạp khí nitơ.

Lô đầu và chi phí

Trong gia công thực phẩm, số lượng tối thiểu thường tính theo mẻ nấu, mẻ rang hoặc theo cuộn màng bao bì in sẵn, và bao bì in riêng thường là phần đòi số lượng cao nhất. Nếu mới thử thị trường, có thể dùng túi trơn có sẵn rồi dán nhãn, bán ổn rồi mới in bao bì riêng. Cách thương lượng chuyện này có trong bài MOQ là gì, còn các khoản cấu thành giá nằm trong bài chi phí gia công OEM.

Inmax Á Châu hỗ trợ gia công thực phẩm thế nào?

Inmax Á Châu kết nối doanh nghiệp với nhà máy thực phẩm đủ điều kiện sản xuất cho đúng nhóm hàng, hỗ trợ chọn công thức, làm mẫu, chuẩn bị hồ sơ công bố, thiết kế nhãn và bao bì mang thương hiệu riêng. Anh/chị có thể xem trang ngành thực phẩm, đọc bài cách chọn xưởng gia công, hoặc gửi mô tả sản phẩm để được tư vấn cụ thể.