Công bố hợp quy: hàng nào phải làm, hồ sơ ra sao khi gia công, nhập khẩu

Hàng đã sản xuất xong, thùng carton đã in, tới lúc chuẩn bị đưa lên kệ chủ thương hiệu mới biết sản phẩm của mình thuộc diện phải công bố hợp quy. Thế là gửi mẫu đi thử nghiệm, ngồi chờ kết quả, có khi in lại cả nhãn vì thiếu dấu hợp quy. Bài này nói rõ công bố hợp quy là gì, hàng nào phải làm, và khi đặt hàng gia công thì nên chuẩn bị từ bước nào.

Hợp quy và hợp chuẩn khác nhau ở đâu

Hai chữ nghe gần giống nhau nhưng khác hẳn về tính bắt buộc. Hợp quy là sản phẩm phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (QCVN) do các bộ quản lý ngành ban hành. Hàng thuộc diện quản lý bằng quy chuẩn thì bắt buộc phải đáp ứng, không có lựa chọn.

Hợp chuẩn là sản phẩm phù hợp với một tiêu chuẩn, như tiêu chuẩn quốc gia TCVN, tiêu chuẩn quốc tế hay tiêu chuẩn nước ngoài. Áp dụng tiêu chuẩn là tự nguyện. Doanh nghiệp làm để khách tin hơn, pháp luật không ép. Một sản phẩm hoàn toàn có thể vừa công bố hợp chuẩn, vừa phải hợp quy.

Hàng nào phải công bố hợp quy?

Nguyên tắc chung: sản phẩm có quy chuẩn kỹ thuật quốc gia tương ứng và nằm trong danh mục hàng có mức độ rủi ro trung bình hoặc cao của bộ quản lý ngành thì phải công bố hợp quy trước khi đưa ra thị trường. Ví dụ hay gặp là thiết bị điện và điện tử gia dụng, đồ chơi trẻ em, mũ bảo hiểm cho người đi xe máy, thép làm cốt bê tông, một số vật liệu xây dựng. Đây chỉ là ví dụ, không phải danh sách đầy đủ.

Danh mục do từng bộ quản lý ngành ban hành và được sửa đổi khá thường xuyên. Cùng là “đồ điện” nhưng có món nằm trong danh mục, có món không. Cách chắc nhất là đối chiếu tên hàng, mã HS với danh mục hiện hành của bộ quản lý ngành, hoặc hỏi thẳng cơ quan tiếp nhận hồ sơ, trước khi chốt mẫu.

Hai con đường: thuê tổ chức chứng nhận hoặc tự đánh giá

Muốn công bố, doanh nghiệp phải có kết quả đánh giá sự phù hợp. Đường thứ nhất là thuê tổ chức chứng nhận được chỉ định hoặc được công nhận theo quy định. Hàng thuộc nhóm rủi ro cao thì bắt buộc đi đường này, với tổ chức chứng nhận được chỉ định. Họ lấy mẫu thử nghiệm, có khi đánh giá cả quá trình sản xuất ở nhà máy, rồi cấp giấy chứng nhận hợp quy. Tùy quy chuẩn mà cách đánh giá khác nhau: thử mẫu điển hình, thử mẫu kèm giám sát nhà máy định kỳ, hoặc thử theo từng lô.

Đường thứ hai là tự đánh giá, chỉ dùng được với hàng thuộc nhóm rủi ro trung bình và khi danh mục, quy chuẩn cho phép. Doanh nghiệp tự đưa mẫu tới phòng thử nghiệm được công nhận hoặc được chỉ định, tự lập hồ sơ và tự chịu trách nhiệm về kết quả. Phương thức đánh giá được ghi trong quy chuẩn áp dụng và danh mục hàng hóa của bộ quản lý ngành, đọc kỹ để biết mình được đi đường nào. Có kết quả rồi thì đăng ký công bố hợp quy trực tuyến trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng; chỉ khi hệ thống lỗi mới nộp giấy tại cơ quan chuyên môn ở địa phương.

Dấu hợp quy trên sản phẩm

Hàng đã công bố hợp quy được gắn dấu hợp quy, quen gọi là dấu CR, trên sản phẩm, bao bì, nhãn hoặc tài liệu kỹ thuật. Dấu phải ở chỗ dễ thấy, không dễ tẩy xóa, không bóc ra gắn lại được, phóng to thu nhỏ thì giữ đúng tỷ lệ theo mẫu của Bộ Khoa học và Công nghệ. Nếu dùng nhãn điện tử thì dấu hợp quy phải có trong nhãn điện tử. Kinh nghiệm là chừa chỗ cho dấu hợp quy ngay từ bản thiết kế bao bì, vì sửa một file thiết kế rẻ hơn nhiều so với in lại vài nghìn hộp.

Hàng nhập khẩu: kiểm tra trước hay sau thông quan

Với hàng nhập khẩu, cách làm phụ thuộc mức rủi ro. Hàng rủi ro trung bình phải công bố hợp quy trước khi đưa ra lưu thông; đã công bố rồi thì các lô cùng loại sau không phải công bố lại, trừ khi quy chuẩn, đặc tính sản phẩm thay đổi hoặc có cảnh báo rủi ro. Hàng rủi ro cao còn phải đăng ký kiểm tra nhà nước về chất lượng trên Cổng thông tin một cửa quốc gia. Hàng xuất xứ từ nơi bị cảnh báo hoặc của doanh nghiệp từng vi phạm nhiều lần thì bị kiểm tra dày hơn.

Mặt hàng nào thuộc mức nào, kiểm tra trước hay sau khi thông quan là do danh mục của bộ ngành và nghị định hướng dẫn quyết định. Nếu sắp nhập hàng thuộc diện này, xem thêm bài nhập khẩu chính ngạch để nắm các bước, rồi cộng thời gian kiểm tra vào kế hoạch giao hàng.

Hàng gia công: ai đứng tên công bố hợp quy, nhà máy phải đưa gì

Thường thì đơn vị đưa sản phẩm ra thị trường đứng tên công bố. Hàng gia công trong nước mang thương hiệu riêng thì đó là chủ thương hiệu, hàng gia công ở nước ngoài rồi nhập về thì thường là doanh nghiệp nhập khẩu. Đứng tên mình thì sau này đổi nhà máy vẫn phải đánh giá lại sản phẩm, nhưng hồ sơ và quyền chủ động nằm trong tay anh/chị. Quy định có thể khác theo từng quy chuẩn, nên hai bên ghi rõ trong hợp đồng ai làm, ai trả phí.

Dù ai đứng tên, phần lớn tài liệu kỹ thuật lại nằm ở nhà máy. Khi chọn xưởng gia công, hỏi trước họ đưa được gì: báo cáo thử nghiệm mẫu điển hình (ghi rõ phòng thử nghiệm nào cấp), thông số kỹ thuật, danh mục linh kiện và vật liệu chính, hồ sơ quản lý chất lượng của xưởng. Báo cáo do phòng thử nghiệm nước ngoài cấp chưa chắc được chấp nhận, nên hỏi tổ chức chứng nhận trước khi tốn tiền thử.

Một chỗ hay bị quên: đổi linh kiện, đổi vật liệu sau khi đã thử nghiệm có thể làm kết quả cũ mất giá trị. Với gia công đồ gia dụng có điện, chỉ thay dây nguồn hay công tắc của hãng khác cũng nên hỏi lại bên chứng nhận.

Từ năm 2026: quản lý theo mức độ rủi ro

Luật sửa đổi Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa (Luật số 78/2025/QH15, Quốc hội thông qua ngày 18/6/2025) có hiệu lực từ 01/01/2026, chia sản phẩm thành ba nhóm: rủi ro thấp, rủi ro trung bình và rủi ro cao. Nhóm thấp chỉ cần tự công bố tiêu chuẩn áp dụng. Nhóm trung bình công bố hợp quy dựa trên tự đánh giá hoặc chứng nhận của tổ chức được công nhận. Nhóm cao phải có chứng nhận của tổ chức được chỉ định.

Cách chia nhóm 1, nhóm 2 cũ chỉ còn áp dụng tới hết 30/6/2026. Nghị định 37/2026/NĐ-CP, Thông tư 14/2026/TT-BKHCN về công bố hợp quy và danh mục hàng rủi ro trung bình, cao thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ (Thông tư 36/2026/TT-BKHCN) đều đã có, nên thủ tục hiện nay khác khá nhiều so với những gì anh/chị từng làm. Hàng do bộ khác quản lý thì xem danh mục của bộ đó. Trước mỗi dòng sản phẩm mới, hãy kiểm tra quy định hiện hành, đừng dựa vào hồ sơ cũ hay lời kể của người khác.

Hỏi chuyện hợp quy ngay buổi đầu

Lời khuyên thực tế nhất: hỏi nhà máy về hợp quy ngay buổi làm việc đầu tiên, trước cả khi bàn giá. Inmax Á Châu kết nối doanh nghiệp với nhà máy phù hợp trong mạng lưới đối tác và hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ, từ việc xin báo cáo thử nghiệm của nhà máy tới bố trí dấu hợp quy trên bao bì. Anh/chị có thể gửi thông tin sản phẩm để trao đổi cụ thể.